Dus zorg in je project organisaties altijd ook voor een team wat zich bezighoudt met deze communicatie. Begin er echt vroeg mee want het is altijd meer werk dan je van tevoren bedenkt voordat de vormgeving klaar is en er een goede website staat.
En belangrijk: zorg bij de eerste communicatie voor een website met alvast de eerste sprekers die bekend zijn. En waar je je aan kan melden of op z’n minst kan aangeven dat je graag op de hoogte gehouden wilt worden.
Want vaak staan we te popelen om over mooie plannen te vertellen. In een mailing, op LinkedIn of andere social media. Weggegooide communicatie wat ons betreft, als er nog geen plek is om naar toe te verwijzen. Een website waar in ieder geval al wat eerste informatie staat. Want er moet wat te klikken zijn en minstens net zo belangrijk…als iemand klikt moet ‘ie niet teleurgesteld raken.
Want hoe leuk het ook is om je plannen direct te delen, en hoe goed dat soms ook is omdat er over praten betekent dat je ook niet meer terug kunt, het is jammer een boodschap te verspillen als mensen geen extra informatie kunnen krijgen of bij voorkeur…zich al kunnen aanmelden.
De lancering van de website betekent natuurlijk niet dat het hele programma bekend is natuurlijk. Als de sfeer en vorm maar direct helder is en de eerste headliners bekend zijn is dat genoeg. Zo doen muziekfestivals dat natuurlijk ook. En zo creëer je voor jezelf nog veel extra communicatiemomenten als er weer een mooie nieuwe spreker bekend is.

Toen wij begonnen sprak tijdens de eerste editie van Het Grootste Kennisfestival onder andere Thomas Blekman. En grappig, want als je iets van 60 lezingen op een dag aanbiedt kun je nooit overal aanwezig zijn, maar hier pikten we een stukje van mee. Precies raak. We herkenden ons in zijn theorie van ‘Affordable Loss’. Oftewel…kijk wat je kunt missen. En begin van daaruit te rekenen. Dat was precies zoals wij waren gestart. De eerste begroting betekende dat we 7.000,- per persoon kwijt zouden zijn als het helemaal mis zou gaan. Nou dat was op dat moment te overzien voor ons. Van daaruit zijn we verder gaan bouwen. Steeds wat erbij als er weer een serie kaarten was verkocht. Tent er bij, extra techniek, een bandje. Alleen als we het ons konden veroorloven. En het liep als een dolle. We verkochten gelijk 1300 kaarten. Dus die eerste begroting kon al snel in de prullenmand. We hadden voor ons doen gelijk een mega event. Maar helemaal zonder financiële kopzorgen of stress over de risico’s.
En zo werken we eigenlijk nog steeds. Van te voren denken we goed na over scenario’s. Bijvoorbeeld een festival terrein voor 500 , 1000 en 1500 deelnemers. Daartussen is het snel schakelen. Het past goed bij de hiervoor beschreven ‘affordable loss’-theorie. Want we gaan pas over naar een groter scenario als we daadwerkelijk de kaarten verkocht hebben.
Maar het gaat niet alleen om aantallen mensen. Maar we houden tegenwoordig ook rekening met externe omstandigheden als Corona. Kunnen we snel schakelen van fysiek naar hybride bijvoorbeeld of naar volledig online. We hebben vanaf het begin ons technisch platform zo ingericht dat we heel makkelijk kunnen switchen. Toen we bij de eerste Corona golf van fysiek naar hybride moesten, van een grote festivalterrein na bestaande locaties in de Deventer binnenstad hadden we dat met 1 dag bellen geregel. Omdat het scenario al klaarlag.
En tijdens de tweede ‘corona jaar’ hebben we de scenario’s ook direct gedeeld met de sprekers en de deelnemers die zich inschreven. Het had deze strekking:
Op 15 juni organiseren we Het Grootste Kennisfestival in Deventer live. Mocht dat live niet kunnen of mogen dan verplaatsen we het festival naar 16 september en mocht het dan ook niet fysiek kunnen dan wordt het volledig online event.

Je staat dus stil bij waar je als de organisatie naar toe wil. Vanuit deze elementen (de principes van B) richt je het proces in. Dus handel direct in het veranderproces al hoe je morgen wilt dat de organisatie wordt. Wil je minder bureaucratisch worden, schrijf daar dan geen dik rapport over, maar hooguit een notitie van 1 A4’tje. Wil je bewegen naar zelforganisatie en autonomie van medewerkers? Richt dan geen strakke topdown project in maar pak het samen met de professionals op.
Als je naar de inhoudelijke onderwerpen kijkt bij veel kennisevents gaat het bijvoorbeeld om persoonlijk leiderschap, innovatief organiseren, zelforganisatie, wendbaar organiseren, teaming en werkgeluk. Je zou verwachten dat de vorm van het event aansluit bij deze thema’s maar in de meeste gevallen gaan de events inhoudelijk over autonomie en eigen keuzes maken maar is het events heel strak georganiseerd met minimale bewegingsvrijheid voor de deelnemers. Bij het plenaire programma in de grote zaal gaat er een bel of gong en is het wel de bedoeling dat iedereen dan naar de zaal gaat en kan je niet bij de bar blijven staan, ook niet als je daar net een waardevol gesprek had. Misschien overdrijven we wat maar we denken echt dat dat beter kan.
Het is in ieder geval een belangrijke reden voor ons geweest om al weer bijna 10 jaar geleden te beginnen met Het Grootste Kennisfestival van Nederland. Omdat het thema ‘innovatief organiseren’ niet past bij een vorm als een traditioneel congres. Het vraagt om een vorm waarbij de deelnemers z’n eigen programma bepaalt en lekker kan zwerven over een festivalterrein en verrast worden door sessies waar je toevallig beland. Misschien ken je het wel van muziekfestivals: als je weer wegrijdt van het festival heb je het met je vrienden vaak over die act die je heel erg verraste. Waar je naar binnenstapte omdat het optreden waar je naartoe wilde vol wat. Die verrassing wilden wij ook..
En nog belangrijker: we wilden een event wat voelt als een uitje maar waar je ondertussen echt veel kan leren. Omdat we denken dat leren gewoon leuk kan zijn. Eigenlijk een event waar we zelf graag naartoe zouden willen en waarbij we aan het eind van de dag niet nog steeds veel energie hebben.

…ORGANISEER HET VANAF HET BEGIN WENDBAAR!.
want fysieke of hybride events zijn dan wel het leukst, maar als dat niet kan is een online kennisfestival een prima alternatief. Beter dan geen event. Blijkt uit alle evaluaties die we deden na online sessies.
Misschien herken je het wel. Je hebt weer een mooi event gepland … Een fysieke ontmoeting heeft de voorkeur maar er zijn ook wat online sessies tijdens het event gepland. Helaas moet je op het laatste moment toch verzetten, omdat een bijeenkomst met groepen niet kan of mag. De energie loop langzaam weg uit het organiserende team en voor je het weet komt van uitstel afstel. Zonde natuurlijk want alhoewel een fysieke bijeenkomst heus de voorkeur heeft, merken we bij de meeste organisaties dat een online kennisfestival toch echt nog weer de voorkeur heeft boven helemaal geen event. Omdat het bijvoorbeeld hartstikke belangrijk is dat medewerkers elkaar blijven ontmoeten en kennis blijven delen. En omdat we ondertussen hebben ervaren dat je ook van een online Kennisfestival iets heel gaafs kunt maken. We delen graag een aantal ervaringen die we in de praktijk hebben opgedaan. Maak bijvoorbeeld bij de start een aantal scenario’s:
Bijvoorbeeld in de tweede week van maart organiseren we voor alle medewerkers van onze organisatie een Kennisfestival. We gaan ervoor om dit een hybride event te laten zijn. Mocht dat niet kunnen of mogen dan laten we het toch doorgaan maar wordt het volledig online.
Je kan natuurlijk ook voor het scenario kiezen om het maximaal 1x te verplaatsen. Dus: in de tweede week van maart organiseren we een fysiek live Kennisfestival. Mocht dat niet kunnen of mogen dan verplaatsen we het naar de tweede week van juni en mocht het dan ook niet fysiek kunnen dan wordt het volledig online.
Door op deze manier scenario’s te maken heeft de projectgroep een duidelijke opdracht en kan je hele heldere afspraken maken rondom locaties, techniek, communicatie en sprekers. Deelnemers weten veel beter waar ze op kunnen rekenen en kunnen daar in hun planning al rekening mee houden. Bovendien weet je dat je bij het maken van het programma en de ontwikkeling van een technisch platform/website er rekening mee houden dat je snel moet kunnen switchen van fysiek/live naar volledig online en daar ook alles op ingericht is. Begin december zijn we met een hybride event waarbij ook de helft van de deelnemers fysiek aanwezig zou zijn in twee dagen volledig geswitcht naar een online event. Dat kon doordat we daar in de voorbereiding al rekening mee hadden gehouden. In onze online festival krant vind je ook nog volop tips en ervaringen. We wensen je voor het nieuwe jaar weer veel inspiratie en gave kennisevents toe.

Hoe starten wij met een festival?

Het klinkt misschien wat ouderwets. Maar wij beginnen altijd met een folder. Daaraan voorafgaand zelfs een zoals we het nu noemen met een ‘foldersessie’. In een strak begeleide online brainstorm van ongeveer een uur maken we met de opdrachtgever en andere betrokkenen (totaal meestal zo’n 8-10 personen) een virtuele folder.

We doen als het ware of het festival al bestaat. Want als je er een folder maakt moet je een naam hebben. Een logo. Of in ieder geval een stijl waarin je communiceert. Maar ook een boodschap aan de mensen die je graag op jouw (online) festival zou willen zien. Op wie richt je je überhaupt? Bij een festival voor medewerkers is dat duidelijk. Maar ook dan is het goed om vooraf na te denken hoe je ze wil betrekken. Hoe je ervoor zorgt dat ze komen of gaan kijken. En als je dat dan op wil schrijven, want ja, je hebt voor een folder natuurlijk ook tekst nodig, dan poppen er allemaal vragen op. Welke stijl spreekt aan? Wat wil je dat mensen herinneren als ze op het festival zijn geweest? Hoe zouden ze in 3 woorden het evenement samenvatten? Dat soort vragen stellen we nu dus al vooraf. En misschien wel het belangrijkst…het dwingt je ook na te denken over het programma. Wat zijn de thema’s? Is het vooral zenden of is er interactie? En hoe regelen we dat dan? Je zult zien…als de folder af is, heb je de helft al gewonnen. En door direct aan het begin al veel mensen te betrekken realiseer je direct veel draagvlak en ambassadeurschap.

En kun je er bovendien intern en extern de boer mee op. Collega’s en potentiele partners haken namelijk veel makkelijk aan als (het lijkt of) het er al is. Wil je ook een keer zo’n foldersessie? We helpen je graag.

Misschien herken je het wel. Je hebt weer een mooi event gepland … Een fysieke ontmoeting heeft de voorkeur maar er zijn ook wat online sessies tijdens het event gepland. Helaas moet je op het laatste moment toch verzetten, omdat een bijeenkomst met groepen niet kan of mag.

De energie loop langzaam weg uit het organiserende team en voor je het weet komt van uitstel afstel. Zonde natuurlijk want alhoewel een fysieke bijeenkomst heus de voorkeur heeft, merken we bij de meeste organisaties dat een online kennisfestival toch echt nog weer de voorkeur heeft boven helemaal geen event. Omdat het bijvoorbeeld hartstikke belangrijk is dat medewerkers elkaar blijven ontmoeten en kennis blijven delen. En omdat we ondertussen hebben ervaren dat je ook van een online Kennisfestival iets heel gaafs kunt maken.

We delen graag een aantal ervaringen die we in de praktijk hebben opgedaan.

Maak bijvoorbeeld bij de start een aantal scenario’s:

• Bijvoorbeeld in de tweede week van maart organiseren we voor alle medewerkers van onze organisatie een Kennisfestival. We gaan ervoor om dit een hybride event te laten zijn. Mocht dat niet kunnen of mogen dan laten we het toch doorgaan maar wordt het volledig online.
• Je kan natuurlijk ook voor het scenario kiezen om het maximaal 1x te verplaatsen. Dus: in de tweede week van maart organiseren we een fysiek live Kennisfestival. Mocht dat niet kunnen of mogen dan verplaatsen we het naar de tweede week van juni en mocht het dan ook niet fysiek kunnen dan wordt het volledig onlin.

Door op deze manier scenario’s te maken heeft de projectgroep een duidelijke opdracht en kan je hele heldere afspraken maken rondom locaties, techniek, communicatie en sprekers. Deelnemers weten veel beter waar ze op kunnen rekenen en kunnen daar in hun planning al rekening mee houden.

Bovendien weet je dat je bij het maken van het programma en de ontwikkeling van een technisch platform/website er rekening mee houden dat je snel moet kunnen switchen van fysiek/live naar volledig online en daar ook alles op ingericht is.

Begin december zijn we met een hybride event waarbij ook de helft van de deelnemers fysiek aanwezig zou zijn in twee dagen volledig geswitcht naar een online event. Dat kon doordat we daar in de voorbereiding al rekening mee hadden gehouden.

In onze online festival krant vind je ook nog volop tips en ervaringen.

We wensen je voor het nieuwe jaar weer veel inspiratie en gave kennisevents toe.

Het Vlaams Expertisecentrum Publieke Impact benoemde vanuit motivationeel onderzoek zes duidelijke profielen. Leuk om eens in te schatten welk soort bezoekers op jouw event komen en wat dat betekent voor de programmering en de opzet ervan.

En belangrijk: in welk profiel pas jij het beste? En wijkt dat profiel heel erg af van dat van je bezoeker? Als je inschat dat op jouw event vooral planners komen en je past zelf meer in het profiel van avonturier dan is het zaak om alert te blijven.

Want je hebt zelf dan wellicht de neiging om vanuit je eigen voorkeur veel prikkelende, uitdagende en verrassende programmaonderdelen op te nemen terwijl je bezoekers daar misschien helemaal niet op zitten te wachten. Of andersom natuurlijk.

Overzicht bezoekersprofielen en hun omschrijving

PLANNER

Je plant je uitstap graag op voorhand. Dat gevoel van controle heb je graag. Je wordt niet graag geconfronteerd met onverwachte wendingen en verrassingen. Spanning en stress zijn niets voor jou. Het hoeft ook allemaal niet te speciaal te zijn, het gewone en gekende is best prima voor jou.

COCOONER

Je gaat liefst met anderen die je goed kent naar een evenement. Dan voel je je veilig en gerust. De bevestiging en bescherming van de groep vind je belangrijk. Binnen je vaste groep vrienden kan je je het best ontspannen.

SOCIALISER

Je bent sociaal. Je gaat liefst samen met anderen naar een evenement. Die geborgenheid vind je gezellig. Met anderen kan je je het best amuseren. Je volgt liever de groep dan de leiding te nemen.

VERDIEPER

Je bent op zoek naar inhoudelijke verrijking. Je wordt graag intellectueel geprikkeld. Je hecht veel waarde aan respect, ook voor je omgeving. Als bewuste burger vind je het belangrijk om je steentje te kunnen bijdragen. Dit verwacht je ook van anderen.

AVONTURIER

Je houdt van nieuwe ervaringen. Je vindt het fijn om geprikkeld en uitgedaagd te worden. Je staat open voor verrassingen. Het onbekende en avontuurlijke schrikt je niet af, integendeel.

INFLUENCER

Je houdt ervan om het voortouw te nemen en je eigen ding te doen. Anderen kunnen vaak bij jou terecht voor advies. Je vindt het leuk om hiervoor gewaardeerd te worden.

Deze verdeling is uiteraard generiek. Elk type evenement kent uiteraard een eigen, specifieke verdeling. Zo zijn Verdiepers duidelijk in de meerderheid bij publieksevenementen rond kennis, informatie en netwerken zoals beurzen, kennisfestivals en congressen.

Vraag je zelf dus eens af:

• In welk profiel pas jij het beste?
• Hoe is de verdeling van je bezoekers over de verschillende profielen?
• Waar moet je dan in de opzet van je event rekening houden?

Bron: Vlaams Expertisecentrum Publieke Impact