Leuk om wat van onze ervaringen bij het organiseren van een online kennisfestival met je te deen. We doen dat in 9 (hele) korte blogs:
– Testin’ testin’ one-two-three
– Weggegooide communicatie
– Reserveren of niet?
– Groot en klein
– Hoe starten wij met een festival?
– 5 manieren om je festival te promoten!
– Waarom is het aan te raden je lezingen van tevoren op te nemen?
– Hoe creëer je een festivalgevoel?
– Hoe zorg je ervoor dat je content kan hergebruiken?

Testin’ testin’ one-two-three

Hoe vaak hebben we dat niet gehoord? Toen we stonden te wachten op een artiest in een achterafzaaltje of op een groot festival… Irritant dachten we soms. ‘Speel gewoon’ riepen we zelfs. Maar inmiddels zijn we er wel achter. Sinds maart vorig jaar organiseren we vanuit allerlei locaties online events. Van groot tot klein. Met en zonder artiesten. Maar testen is sowieso cruciaal. Werkt de website wel op alle soorten browsers? Gebruikt de doelgroep misschien nog met een verouderde versie? Is de internetverbinding vanuit de mobiele studio sterk genoeg? Kun je je wel aanmelden op je mobiel? Filmpjes afspelen in Teams? Werkt het goed? Komt het geluid wel over? Kun je in Microsoft Teams ook wel een handje opsteken als je een live-event aanmaakt in plaats van een vergadering? Is het Zoom account wel toereikend voor meer dan 100 deelnemers aan de livestream. Worden we er door ons gratis account niet na 40m minuten uitgegooid…? Nou ja… testen testen testen dus.  Ook -of vooral ook- bij online events J.

 

Weggegooide communicatie

Vaak staan we te popelen om over mooie plannen te vertellen. In een mailing, op LinkedIn of andere social media. Een bijeenkomst, webinar of een (online) Festival. Weggegooide communicatie wat ons betreft, als er nog geen plek is om naar toe te verwijzen. Een website waar in ieder geval al wat eerste informatie staat. Maar het liefst pas communiceren als er al meer dan de helft van het programma bekend is. Er moet wat te klikken zijn, maar minstens zo belangrijk…als iemand klikt moet ‘ie niet teleurgesteld raken. Want hoe leuk het ook is om je plannen direct te delen, en hoe goed dat soms ook is omdat er over praten betekent dat je ook niet meer terug kunt, is het jammer een boodschap te verspillen als mensen geen extra informatie kunnen krijgen of bij voorkeur…zich al kunnen aanmelden. Verspillen? Ja…want wie zegt dat ze de tweede keer -als er wel wat te klikken valt- dat nog gaan doen als ze de eerste keer teleurgesteld waren. Zorg dus voor een landingspagina. Die interessant genoeg is.

 

Reserveren of niet?

In een ander blog hieronder besteden we er ook al wat aandacht aan, wat het nu is dat een festival tot een festival maakt. De sfeer, de hoeveelheid sessies, van groot tot klein en de afwisseling. Lekker eten en drinken trouwens is er ook zo een. En heel belangrijk, wat heel goed past bij ons eigen thema van innovatief organiseren, is natuurlijk, dat mensen eigen keuzes kunnen maken. Niet een programma opgelegd krijgen, waarbij je de zaal weer in wordt gepusht als de pauze voorbij is, maar ook gewoon aan de bar kunnen blijven staan als je als je daar net een goed en waardevol gesprek hebt. Maar de corona crisis bracht voor ons daarin verandering. We moesten weten, in verband met de gezondheidscheck, waar men zich op welk moment bevond. Niet getreurd, mensen kunnen nog steeds hun eigen programma samenstellen, alleen wel even van tevoren. Wat bleek uit de uitgevoerde evaluatie? Dat mensen veel meer opstaken van de lezingen omdat ze zich er van tevoren in verdiept hadden en dat er veel minder keuze stress op de dag zelf was. En wij hadden inmiddels een mooi, Ingenieus, technisch systeem dat bijhield wie waar zou zijn en of er nog plek was bij de verschillende lezingen. En dat komt nu goed van pas. Want wij zetten het in bij online kennis festivals waarbij sommige sessies, zoals bijvoorbeeld met een coach, een maximale capaciteit heeft. Voordeel bij een nadeel dus.

 

Groot en klein

Wat maakt het nou een festival? Werd ons altijd al veel gevraagd. Ook voor de live events dus. Nou ja, de sfeer natuurlijk. Maar ook de afwisseling. De grote hoeveelheid verschillende sessies. Van groot tot klein. Een grote locatie met onbeperkte capaciteit, tot aan een kleine theaterwagen met maximaal 30 mensen. En dat proberen we vast te houden, als we aan een online kennisfestival werken. Zo organiseren op dit moment samen met een grote gemeenten een festival voor alle medewerkers, van alle afdelingen. Iedere dag wordt afgetrapt met een plenaire sessie. Een term die we bij het organiseren van festivals trouwens proberen te vermijden. Want was die plenaire opening, nou net niet dat deel van het congresprogramma waar je niet naar uitkeek? Maar dat terzijde, wij noemen het liever spectaculaire opening van de festivaldag. Daarnaast staat er steeds een top spreker op het programma, voor iedereen zonder reserveren te volgen. De rest van de dag, de hele week, wordt gevuld met allerlei, veel kleinere sessies. Soms ook met een beperking op de capaciteit. In het Financieele Dagblad vorige week lazen wij bijvoorbeeld ook dat gewoon een sessie met maximaal vier mensen van je eigen organisatie die je nog niet kende om even met elkaar te kletsen en kennis te maken het eenzame gevoel van alleen maar thuiswerken tegen gaat. Ook daar geeft het festival ruimte voor. Er zijn ook één op één sessies met coaches die eigenlijk de hele duur van het festival klaarstaan. En natuurlijk vullen we de rest van programma met leuke dingen. Een cabaretier, een muzikant of een complimentenmaker. Nou ja, er is van alles mogelijk.

Hoe starten wij met een festival?

Het klinkt misschien wat ouderwets. Maar wij beginnen altijd met een folder. Daaraan voorafgaand zelfs een zoals we het nu noemen met een ‘foldersessie’. Samen met de opdrachtgever gaan we dan een folder maken. We doen als het ware of het festival al bestaat. Want als je er een folder maakt moet je een naam hebben. Een logo. Of in ieder geval een stijl waarin je communiceert. Maar ook een boodschap aan de mensen die je graag op jouw (online) festival zou willen zien. Op wie richt je je überhaupt? Bij een festival voor medewerkers is dat duidelijk. Maar ook dan is het goed om vooraf na te denken hoe je ze wil betrekken. Hoe je ervoor zorgt dat ze komen of gaan kijken. En als je dat dan op wil schrijven, want ja, je hebt voor een folder natuurlijk ook tekst nodig, dan poppen er allemaal vragen op. Welke stijl spreekt aan? Wat wil je dat mensen herinneren als ze op het festival zijn geweest? Hoe zouden ze in 3 woorden het evenement samenvatten? Dat soort vragen stellen we nu dus al vooraf. En misschien wel het belangrijkst…het dwingt je ook na te denken over het programma. Wat zijn de thema’s? Is het vooral zenden of is er interactie? En hoe regelen we dat dan? Zenden via opnames vooraf of livestream. Interactie via Teams of Zoom? Je zult zien…als de folder af is, heb je de helft al gewonnen. En kun je er bovendien intern en extern de boer mee op. Collega’s en potentiele partners haken namelijk veel makkelijk aan als (het lijkt of) het er al is.

 

 

5 manieren om je festival te promoten

De ervaring leert dat het leuk is om lekker aan je festival te werken. Aan de website. Aan het programma. Aan de huisstijl. Maar vergeet je dan niet het belangrijkst? Deelnemers… deelnemers… deelnemers. Want daar doe je het natuurlijk voor. Belangrijkste ‘lesson learned’ is dan misschien ook wel dat je tegelijk met het eerste idee al nadenkt over een communicatieplan richting je potentiele bezoekers. Met als uitgangspunt ‘hoe krijgen we ze in beweging…?’. Een paar ideetjes die in je plan beschreven zouden kunnen worden:

• Video-aankondigingen van sprekers die je verspreidt via website, e-mail(ings) of via een intranet
• Een festivalticket ‘fysiek’ in je brievenbus (ervaren mensen echt als een cadeautje)
• Inschakelen van ambassadeurs: op tijd mee beginnen om over na te denken dus wie dat zouden kunnen zijn
• Alle partners vragen hun netwerk aan te spreken
• Social media-adverteren kan natuurlijk heel ‘getarget’. Belangrijk daaraan is om te weten wie je precies wilt bereiken…. begint ‘t daar toch weer mee…. wie zijn de deelnemers…deelnemers…deelnemers…?

 

 

Waarom is het aan te raden je lezingen van tevoren op te nemen?

Bij een online festival werken we net als bij Het Grootste Kennisfestival met een blokkenschema. Per thema bijvoorbeeld maken we een programma. Niet te lang, want online is de spanningsboog nou eenmaal wat lager dan op een gezellig festivalterrein. En dan bepalen we welke sessies geschikt zijn om te streamen, zodat een onbeperkt aantal festivaldeelnemers mee kan kijken (wel of niet via een inschrijving vooraf). En welke sessies geschikt zijn voor interactie. Bijvoorbeeld in een Teams- of Zoom-omgeving. Maar bij een sessie die je kunt streamen zou je ook kunnen overwegen die van tevoren op te nemen. Ten eerste is de kwaliteit dan beter. Versprekingen kunnen er bijvoorbeeld uitgeknipt. Het is ten tweede voor de capaciteit handig. Je hebt op de festivaldag een ruimte minder nodig waar opnames gemaakt worden. De film is immers al klaar. En ten derde. Misschien wel het leukst… de spreker kan ook meekijken naar z’n eigen film en in de chat ‘live’ vragen en reacties van de kijkers beantwoorden. Het laatste voordeel is dat de opname direct aan het eind van het festival gereed is voor hergebruik. Terugkijken kan vanaf seconde 1.

 

 

Hoe creëer je een festivalgevoel?

Wij bedachten Het Kennisfestival op Lowlands. Daar werden naast al die optredens van bandjes, wel honderden, lezingen steeds populairder. Wat als we dat nou eens omdraaien? Sprekers in festivalsfeer, afgewisseld met muziek. Het Grootste Kennisfestival was geboren. En dat sloeg aan. Het zelf je programma kunnen kiezen. Bevalt iets toch niet, loop je naar wat anders. En lekker eten en drinken tussendoor. Eigenlijk probeerden we inhoud en wat mensen in hun privé leuk vinden te combineren. En toen was daar een wereldwijd virus. Waardoor festivals in de oorspronkelijke vorm onmogelijk werden en we meer en meer online gingen werken. Thuis en online werken is ook nu na de laatste persconferentie weer de norm. En dus ook online inspiratie opdoen. Maar mag het dan wel een beetje leuk? Bij een online festival proberen wij dat in ieder geval wel. Qua sfeer, door het festival vorm te geven alsof het gewoon op een weiland is bijvoorbeeld. Maar ook door een centrale ruimte. Waar niet alleen inhoud maar ook muziek, cabaret of ander theater is. Door een koffiebar te creëren waar je even kan roddelen (moet wel leuk blijven natuurlijk) of de laatste weetjes van de afdeling met elkaar bespreekt. Leren gaat beter als het leuk is. Dat houden we ons altijd voor. Bij alles wat we doen. Dat deden we offline, maar nu ook online. En dat is dan ook tip 1!

 

 

Hoe zorg je ervoor dat je content kan hergebruiken?

Maak goede opnames. Bij livestreams accepteren mensen nog wel eens dat het een beetje saai is, vaak met 1 camera en een statisch beeld. Maar bedenk van tevoren of je toch niet een tweede camera gebruikt, zorgt voor wat afwisseling. Bijvoorbeeld in de montage. Met tussenshots of door er sheets tussendoor te monteren. Wij merken steeds weer dat voor iedere ‘live’ kijker het aantal views met 5 vermenigvuldigd kan worden als het na die tijd beschikbaar is. Mensen zijn natuurlijk steeds meer Netflix achtige constructies gewend waarin ze zelf bepalen wanneer ze wat kijken. Houd dat altijd goed voor ogen.