We komen wel eens mensen tegen die lang twijfelen over het organiseren van een evenement. Logisch ook want als je eraan begint wil je het goed doen. En niet alles is van tevoren te overzien. De kosten bijvoorbeeld. Die kunnen nogal oplopen. Dus, je moet je risico’s, zeker als je zelf kaartjes gaat verkopen goed afwegen.

Toen wij begonnen sprak tijdens de eerste editie van Het Grootste Kennisfestival onder andere Thomas Blekman. En grappig, want als je iets van 60 lezingen op een dag aanbiedt kun je nooit overal aanwezig zijn, maar hier pikten we een stukje van mee. Precies raak. We herkenden ons in zijn theorie van ‘Affordable Loss’. Oftewel…kijk wat je kunt missen. En begin van daaruit te rekenen. Dat was precies zoals wij waren gestart. De eerste begroting betekende dat we 7.000,- per persoon kwijt zouden zijn als het helemaal mis zou gaan. Nou dat was op dat moment te overzien voor ons. Van daaruit zijn we verder gaan bouwen. Steeds wat erbij als er weer een serie kaarten was verkocht. Tent er bij, extra techniek, een bandje. Alleen als we het ons konden veroorloven. En het liep als een dolle. We verkochten gelijk 1300 kaarten. Dus die eerste begroting kon al snel in de prullenmand. We hadden voor ons doen gelijk een mega event. Maar helemaal zonder financiële kopzorgen of stress over de risico’s.
En zo werken we eigenlijk nog steeds. Van te voren denken we goed na over scenario’s. Bijvoorbeeld een festival terrein voor 500 , 1000 en 1500 deelnemers. Daartussen is het snel schakelen. Het past goed bij de hiervoor beschreven ‘affordable loss’-theorie. Want we gaan pas over naar een groter scenario als we daadwerkelijk de kaarten verkocht hebben.
Maar het gaat niet alleen om aantallen mensen. Maar we houden tegenwoordig ook rekening met externe omstandigheden als Corona. Kunnen we snel schakelen van fysiek naar hybride bijvoorbeeld of naar volledig online. We hebben vanaf het begin ons technisch platform zo ingericht dat we heel makkelijk kunnen switchen. Toen we bij de eerste Corona golf van fysiek naar hybride moesten, van een grote festivalterrein na bestaande locaties in de Deventer binnenstad hadden we dat met 1 dag bellen geregel. Omdat het scenario al klaarlag.
En tijdens de tweede ‘corona jaar’ hebben we de scenario’s ook direct gedeeld met de sprekers en de deelnemers die zich inschreven. Het had deze strekking:
Op 15 juni organiseren we Het Grootste Kennisfestival in Deventer live. Mocht dat live niet kunnen of mogen dan verplaatsen we het festival naar 16 september en mocht het dan ook niet fysiek kunnen dan wordt het volledig online event.