De belangrijkste principes van een kennisfestival

De belangrijkste principes die je goed moet onthouden en meenemen tijdens het organiseren van je kennisfestival zijn: zelf kiezen, ruimte voor verrassing en spontaniteit, divers, laagdrempelig, belevenis en energie. We lopen ze even met je door.

Zelf kiezen

Een kennisfestival heeft geen vaste opzet zoals bij een plenair programma met break-out sessies. Alles is vrij te kiezen. Het belangrijkste element is dus dat deelnemers hun eigen programma bepalen, zelf samenstellen. Net als bij een muziekfestival zijn er verschillende podia waar tegelijkertijd een programma wordt aangeboden. Deelnemers moeten elk tijdsblok weer zelf kiezen waar ze naartoe gaan. Met het blokkenschema in de hand kan je echt een programma samenstellen dat past bij jouw eigen leer- en ontwikkelbehoefte. Menig deelnemer ervaart zelfs keuzestress bij het maken van een eigen programma. Vinden wij een goed teken.

Ook belangrijk: je kiest zelf je pauzemomenten en invulling van de dag. Niemand die je vraagt om naar de grote zaal te gaan, omdat daar het plenaire programma begint. Terwijl je net met een drankje een goed en inspirerend gesprek hebt met een iemand, die je net hebt ontmoet.

Ruimte voor verrassing en spontaniteit

Een festival heeft geen plenaire zaal en er is geen enkele ruimte waar alle deelnemers tegelijk in kunnen. Dus soms kom je bij een sessie die je had gekozen en kan je niet meer naar binnen en moet je kiezen voor iets anders. Misschien ken je het wel: je had voor een muziekfestival een mooi programma voor jezelf samengesteld met bands die je graag wilde zien. Maar helaas was een van de podia zo vol dat je toch maar naar een totaal andere band ging kijken. Misschien wel iets waar je normaal gesproken niet zo snel voor zou kiezen. En dat werd een geweldige verrassing. En uiteindelijk had je het in de auto op de terugweg vooral over die ervaring. Dat willen we bij een kennisfestival ook graag creëren. Want we zijn ervan overtuigd dat innovatie, vernieuwing en nieuwe verhalen ontstaan door verrassing en iets doen wat je normaalgesproken misschien wel niet zou doen.

Het van tevoren reserveren van sessies vinden we dan ook een slecht idee. Vaak ingegeven door de controlebehoefte van de eventorganisatie. Niet alleen is er daardoor weinig ruimte voor verrassing maar is de ruime voor spontaniteit op het moment zelf ook minimaal. Niets leuker dan op de dag zelf worden gewezen op een leuke spreker die je nog niet kende door iemand met wie je toevallig in gesprek komt. En dan gewoon de ruimte hebben om je oorspronkelijke plan te wijzigen en te kiezen voor dat programmaonderdeel. Dat heeft in ieder geval onze voorkeur.

Onze ervaring is dat veel deelnemers de -misschien wel natuurlijke- neiging hebben om als ze van tevoren een programma moeten samenstellen te kiezen voor de wat bekende onderwerpen. Waarbij ze vaak meer bevestigd worden in wat ze al wisten dan dat ze echt hele nieuwe inzichten of ideeën krijgen.

Divers

Naast zelf je programma kunnen samenstellen, is diversiteit de festivaleigenschap die deelnemers noemen. Een kennisfestival is heel geschikt om hele diverse doelgroepen te bedienen. Dat komt omdat je veel podia hebt met heel veel sprekers of workshops. Hierdoor kun je super breed programmeren, veel verschillende doelgroepen bedienen en kunnen bezoekers dus een heel gevarieerd programma voor zichzelf samenstellen. Maar ze ontmoeten dus ook mensen die ze op een traditioneel congres niet hadden ontmoet.

Een huisarts zei eens over Het Kennisfestival, als ik 6 of 7 sessies kan kiezen, ga ik er naar 3 die misschien voor de hand liggen maar door die andere 3 of 4 word ik echt verrast.

Niet alleen diversiteit in onderwerpen maar ook in vorm en populariteit. Naast lezingen van de populairdere sprekers op de grote podia kan je ook onbekende sprekers met misschien wel een minstens net zo’n interessant verhaal of misschien wel experimenteler verhaal op de kleinere podia een plek bieden. Naast lezingen is er vaak ook meer ruimte voor workshops of doe-sessies.

Laagdrempelig

Als het doel is dat mensen voor zichzelf en hun organisatie nieuwe verhalen creëren, kennis delen en nieuwe ervaringen hebben, dan moet je al deze verhalen wel laagdrempelig en toegankelijk willen maken voor zoveel mogelijk mensen.

Onze ervaring is dat de festivalvorm toegankelijk is voor een hele brede groep van mensen. Zeker de mensen die normaalgesproken zelden naar een congres gaan en zich in de wat formelere setting wat minder op hun gemak voelen is de festivalvorm toegankelijker. Door de ongedwongen opzet van een festival voel je je vaak meer thuis en ontmoet je makkelijker nieuwe mensen.

Belevenis

Natuurlijk kan je bij een Kennisfestival kiezen voor een mooie locatie die daar speciaal voor is opgezet en ook vaak als congres-locatie wordt gebruikt. Genoeg voordelen. De techniek is tiptop, de catering is altijd goed, voldoende parkeerplekken… maar toch: de sfeer is vaak veel onpersoonlijker. En de standaard roll-banners en de strakke beursvloer helpen ook niet echt om de festivalvibe erin te brengen en je te inspireren.

Het zal je niet verrassen: wij zijn voor verrassende locaties, een rauw industrieterrein, een poppodium of een gaaf festivalterrein. In ieder geval plekken waar je echt een eigen sfeer in je eigen vormgeving kan realiseren. Soms iets meer werk, maar wel veel leuker en veel gaver voor de deelnemers, die dat ook zullen voelen. En een leuke bijkomstigheid. Meestal zijn de mensen op die plekken ook heel leuk om mee samen te werken, omdat het voor hen ook iets nieuws is en ze extra hun best willen doen om er iets moois van te maken.

Uiteindelijk is de aankleding ook behoorlijk bepalend voor de sfeer. Kijk maar eens naar Lowlands, Dauwpop of Best Kept Secret en hoe ze er in slagen door de aankleding een hele bijzondere sfeer te creëren. Elk jaar bezoeken we sowieso flink wat muziekfestivals en natuurlijk is EurosonicNoorderslag vast prik om geïnspireerd te raken. Logisch dat ook de Dutch Design Week een echte aanrader is.

Energie

Dan nog de belangrijkste maar ook de lastigste van allemaal. Een goed kennisfestival bruist van de energie. In de voorbereiding en tijdens het festival. We maken het dagelijks mee: het enthousiasme en de stroom aan ideeën die op gang komen als we mensen vragen mee te denken. De tinteling in de ogen van mensen.

Maar natuurlijk ook tijdens het festival. Je voelt het als je rondloopt. Belangrijke onderdelen van die energie zijn spontaniteit, verrassing en enthousiasme. Een festivalsetting:

• Geeft veel energie en plezier
• Heeft een energie-gevende opzet en inhoud
• Beïnvloedt leren en ontmoeten via de vorm

Ontzettend belangrijk omdat we ervan overtuigd zijn dat ‘leren beter gaat als het leuk is’. Als je ontspannen bent en plezier hebt sta je veel meer open voor nieuwe verhalen, verrassende inzichten en nieuwe ontmoetingen. De energieke vorm van een kennisfestival helpt hier enorm bij. Deelnemers zien een kennisfestival dan ook vaak als een inspirerend dagje uit. Bovendien kan je er ook perfect met je team naartoe als inhoudelijk uitje waarbij iedereen z’n eigen persoonlijke route heeft maar je elkaar tijdens de pauzes wel spreekt en bijpraat.

Bij ons eigen ‘Grootste Kennisfestival’ merken we dat de festivalsetting ook de sprekers uitdaagt om een stapje extra te doen. Dat is natuurlijk superleuk. Anders dan bij bijvoorbeeld een congres kunnen bij een kennisfestival de deelnemers bij de meeste lezingen in- en uitlopen tijdens de lezing. Zelfs voor de meest ervaren spreker is dit spannend. Omdat sprekers dus echt hun best moeten doen om hun publiek binnen te krijgen én te houden, worden ze meer uitgedaagd om met hun verhaal te experimenteren. Zo hebben we regelmatig sprekers die bijvoorbeeld voor het eerst hun eigen muziek gebruiken in hun verhaal, worden er vaak theaterelementen toegevoegd aan een bestaande lezing of worden verrassende samenwerkingen aangegaan met collega’s die ook op het festival zijn.

En wat bijzonder is, is dat veel sprekers de hele dag blijven. Zij vinden het leuk, interessant en leerzaam om te kijken hoe andere collega’s het doen en waarover zij spreken en ze hebben direct contact met andere hun publiek.

Hoe kies je een passende vorm?

De kern van het verhaal is, dat je met een kennisfestival kennis helpt ontsluiten als een beleving waardoor bezoekers ermee aan de slag kunnen en willen. Toch werkt de energieke festivalvorm niet altijd en niet voor iedereen of elke organisatie. Het is dus wel zo verstandig om een heel bewust te kiezen welke vorm je voor je event inzet.

Daarom is het belangrijk dat je echt goed stilstaat bij waar jouw organisatie naartoe wil en hoe jouw event daaraan bijdraagt. Want het is natuurlijk het beste als je de vorm kiest die aansluit bij het doel en de inhoud van je event (‘Van A naar B volgens de principes van B’ als een bekend veranderkundig principe). Het komt erop neer dat je je proces om tot de gewenste situatie te komen, inricht op basis van elementen uit deze gewenste situatie. Je handelt in het veranderproces dan namelijk al direct op de manier waarop je wilt dat je organisatie dat morgen doet. Even kort door de bocht: wil je minder bureaucratisch worden? Schrijf daar dan geen dik rapport over maar hooguit een notitie van een A4’tje. Wil je bewegen naar zelforganisatie en autonomie van medewerkers? Richt dan geen strak geregisseerd topdownproject in, maar pak het samen met je professionals op.

Vaak wordt hier te kort bij stilgestaan bij het organiseren van een (kennis)event.

Gaat een kennisevent bijvoorbeeld over onderwerpen als (persoonlijk) leiderschap, innovatief organiseren, zelforganisatie, wendbaar organiseren, ‘teaming’ en werkgeluk? Dan zou je verwachten dat de vorm van het event bij deze thema’s aansluit. Anders gezegd: het zou logisch zijn als de deelnemers de onderwerpen als autonomie en eigen keuzes maken, niet alleen in het programma-aanbod krijgen aangeboden, maar dat zij dit ook direct ervaren in de opzet en inrichting van de bijeenkomst. Kennis delen is niet hetzelfde als kennis beleven.

Helaas zijn events over dit soort onderwerpen vaak strak georganiseerd met minimale bewegingsvrijheid voor de deelnemers. Bij het plenaire programma in de grote zaal gaat er dan een bel of gong als teken dat iedereen naar de ‘grote zaal’ moet komen. Het is niet de bedoeling dat je bij de bar blijft staan, ook niet als je daar net een waardevol gesprek hebt. Misschien overdrijven we wat, maar eigenlijk verlies je als organisatie hiermee op veel vlakken tijd, geld, energie en inzet voor positieve verandering.

Voor sommige doelen is een congres overigens ook een uitstekende vorm. Wil je iedereen dezelfde leerervaring geven of een specifiek thema echt uitdiepen? Of draait het programma om een spreker die iedereen wil zien? Dan past een congres erg goed. Bij een event waarin je als spreker Obama hebt past de congresvorm waarschijnlijk toch echt het beste. Maar laat je ook niet in de maling nemen. Veel congressen noemen zichzelf nu festival, maar hebben nog steeds dezelfde congreseigenschappen. Ze starten met een plenair programma, werken met break-outs en de zaal is aangekleed met roll banners.

Duidelijk is dat een kennisfestival iets anders is en doet dan een congres. Dat zit vooral in de principes van een kennisfestival: zelf kiezen, ruimte voor verrassing en spontaniteit, divers, laagdrempelig, belevenis en energie. Samen creëren deze de totale beleving van verrassen, ontmoeten, leren en een superleuke dag hebben. Bij een congres geef je deelnemers minder ruimte in het kiezen van een eigen programma en is er veel minder ruimte voor verrassing, spontaniteit en diversiteit in onderwerpen en ontmoetingen. En de locatie, aankleding en sfeer zijn echt anders dan bij een festival.

Het doel van jouw event?

Pas als je een helder beeld hebt bij het doel van je event kan je ook de vorm goed kiezen. Want een kennisevent organiseer je toch niet zomaar? Daar heb je een doel of reden voor. Om de juiste eventvorm te kiezen, helpt het als je een helder beeld hebt van wat je met een kennisevent wilt bereiken.

Wil je vooral kennis overdragen? Vaardigheden ontwikkelen? Netwerkmogelijkheden creëren, nieuwe ideeën genereren of samenwerking bevorderen? Of misschien wel een mix van dit alles. Elk kennisevent is weer anders, omdat het onderwerp altijd verschillend is en de organisatie altijd een specifiek eigen doel heeft.

Welke vorm past het beste bij je ambitie?

Is een kennisfestival echt de beste vorm voor je event? Of past een congres toch beter? Onderstaande tabel geeft misschien wat richting om de passende vorm voor je event te kiezen. Natuurlijk is het is niet zo zwartwit als in de tabel staat, maar hiermee krijg je vast een beter beeld en inzicht bij de vorm die het beste wat past bij je doel en organisatie. Hoe meer links je zit, des te logischer is het om voor een kennisfestival te kiezen. Zit je meer op rechts, dan past een congres waarschijnlijk beter.

 

Welke principes passen het beste bij het doel van je event en het resultaat wat je daarmee voor ogen hebt (van A naar B volgens de principes van B)
	<————————->
Kennisfestival							Congres
Voedingsbodem voor verandering							Opdoen van nieuwe kennis en inzichten
Deelnemers bepalen hun eigen programma							Deelnemers hebben allemaal hetzelfde programma
Blokkenschema							Tijdsschema
Keuzestress							Helder programma
Alles start tegelijk							Plenaire opening
Veel ruimte voor verrassing							Het programma staat van tevoren vast
Op de dag zelf kan je je programma nog aanpassen							Geen ruimte om op het laatste moment nog aanpassingen te doen
In- en uitlopen van zalen							Reserveren van plekken
Ruimte voor experimenten							Geen risico’s in de programmering
Diversiteit in interesses, rollen en/of branches							Homogeen gezelschap met zelfde vakgebied, rol en of branche
Veel verschillende podia							Hoofdpodium en break-out rooms
Informele setting en laagdrempelig voor grote groep mensen							Formelere en georganiseerdere setting
Veel verschillende experts en workshops							1 of beperkt aantal topspreker(s) waar het hele programma om draait
Polsbandjes							Naambadges
T-shirt							Colbert
Stadspark of leegstaande hallen							Congrescentrum
Foodtrucks							Lopend buffet
(Ont)moeten							Netwerken
Stagebanners							Rollbanners